Dans cet article je vous présente les outils open source orientés gestion commerciale que j’ai pu mettre en place et utiliser pendant 8 ans dans une TPE de 10 personnes. Cet article est orienté dirigeant d’entreprise ayant un peu de connaissance technique.

Open Source c’est gratuit !!!! ??

Je précise de suite même si ça commence à rentrer doucement dans les têtes, Open Source ne veut pas dire gratuit.

Les avantages d’utiliser un outil open sources sont les suivants :

• Meilleur garantie que le produit ne s’arrête pas du jours au lendemain (le projet est maintenu par une communauté et peut être dupliqué pour être repris)
• Possibilité de corriger un bug gênant plus rapidement
• Possibilité d’étendre les fonctionnalités
• Moins de risque de revente de données liés à du code mal intentionné dans le produit
• Possibilité d’influencer la roadmap du produit
• Souvent une bonne entraide entre les utilisateurs
• Souvent peut être hébergé par son entreprise et donc potentiellement réduire les coûts
• Vos données sont facilement transférables sur un autre système (l’éditeur ne les garde pas prisonnières)

Les inconvénients :

• Interface graphique souvent plus datée et moins ergonomique
• Les choix de fonctionnalités sont guidés par la communauté et parfois peuvent paraitre étrange
• Vous n’avez personne contre qui vous retourner, il n’y a pas de garanties légales
• Nécessite souvent un peu de personnalisation
• Peut parfois avoir du mal à s’interfacer avec des logiciels propriétaires qui exigent une licence pour l’interfaçage

Avantages et inconvénients d’une solution auto hébergé

Avoir une solution auto hébergée signifie que votre structure est charge du déploiement et de la maintenance de la solution pour que celle ci tourne correctement au quotidien. La solution peut être hébergée dans vos locaux mais également sur un serveur dédié chez un fournisseur (OVH/Ionos) ou encore sur un service cloud (AWS/Azure/Google).

Les avantages :

• Les coûts n’augmentent pas en fonction du nombre d’utilisateur (sauf si vous devez changer les moyens d’hébergements)
• Vos données ne sont pas chez un tiers
• Le paramétrage correspond à vos besoin et vous avez accès à l’ensemble des fonctionnalités de la solution
• La sécurité correspond à vos exigences et les moyens mis en place
• Vous êtes indépendant de l’hébergeur
• Vous déployez les mises à jour quand vous le souhaitez
• Les performances dépendent uniquement de votre infrastructure et non d’un abonnement
• Respect plus facile des obligations types RGPD
• Plus réactifs en cas de problème si vous avez les compétences en interne

Les inconvénients :

• Coût initial plus élevé : installation, gestion de l’infrastructure
• Vous devez avoir les compétences en interne
• La maintenance est continue
• Vous utilisez de la ressource homme non dédiée à la production
• Vous devez mettre en place des solutions de continuité en cas de défaillance (SLA)
• Vous êtes responsable légalement des données
• En cas de service 24/24 vous devez mettre un support accessible pour vos employés

Dolibarr un ERP/CRM complet pour démarrer

Site de la solution Dolibarr

Dolibarr est un logiciel open source de gestion d’entreprise (ERP - Enterprise Resource Planning) et de gestion de la relation client (CRM - Customer Relationship Management). Il est conçu pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises (PME), des indépendants, des associations et des fondations.

Principales fonctionnalités de Dolibarr :

1. Gestion des Clients et Fournisseurs :

• Suivi des prospects, clients et fournisseurs.

• Gestion des devis, commandes, factures et paiements.

• Historique des interactions avec les clients.

2. Comptabilité et Finances :

• Gestion des factures (création, envoi, suivi).

• Suivi des paiements et des relances.

• Gestion des comptes bancaires, rapprochements bancaires.

• Module de comptabilité intégré (optionnel) pour la tenue de comptes.

3. Gestion des Projets :

• Création et suivi de projets.

• Gestion des tâches, affectation des ressources.

• Suivi du temps passé sur chaque tâche/projet.

4. Inventaire et Gestion des Stocks :

• Gestion des produits, services, et stocks.

• Suivi des mouvements de stock (entrées/sorties).

• Gestion des niveaux de stock et alertes.

5. Gestion des Ressources Humaines :

• Gestion des employés et des contrats de travail.

• Suivi des absences, congés et pointage.

• Gestion des notes de frais.

6. Gestion des Achats et des Fournisseurs :

• Suivi des commandes fournisseurs.

• Gestion des livraisons et réceptions.

• Gestion des paiements fournisseurs.

7. Outils de Collaboration :

• Gestion de l’agenda partagé.

• Messagerie interne.

• Gestion documentaire pour centraliser les fichiers.

8. Personnalisation et Extensibilité :

• Dolibarr est modulable, ce qui permet d’activer ou de désactiver des fonctionnalités selon les besoins.

• Possibilité d’intégrer des modules additionnels pour étendre les fonctionnalités.

• Interface personnalisable.

9. Accessibilité :

• Dolibarr est accessible via une interface web, ce qui permet une utilisation depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

• Multi-utilisateur avec gestion des droits et des permissions.

Avantages :

• Gratuit et open source : Pas de coût de licence, ce qui le rend accessible pour les petites entreprises avec des budgets limités.

• Modulaire et flexible : Permet une adaptation aux besoins spécifiques de chaque organisation.

• Communauté active : Grand nombre de modules tiers, forums d’entraide, et contributions régulières.

Inconvénients :

• Courbe d’apprentissage : Peut nécessiter un certain temps d’adaptation, surtout pour les utilisateurs non techniques.

• Personnalisation avancée : Bien que Dolibarr soit flexible, les personnalisations complexes peuvent nécessiter des compétences techniques.

Dolibarr est un outil puissant et polyvalent pour la gestion d’entreprise, particulièrement adapté aux structures de petite à moyenne taille cherchant une solution abordable et flexible.

Ce que j’ai utilisé de Dolibarr en TPE

Bien que Dolibarr soit très complet nous n’avons pas tout utilisé. Nous nous sommes principalement servit des fonctionnalités suivantes :

• Gestion et Suivi de prospect / client (les fonctions d’historiques sont très pratiques)
• Devis : vous pouvez avoir des devis du plus simple au plus complexe avec une bonne personnalisation
• Facturation : idem
• Suivi de commande et expédition
• Gestion des congés et paie
• Gestion des contrats
• Emailing : newsletter, prospection commerciale, suivi des abonnements

Dolibarr en auto hébergé

L’hébergement peut se faire sur Linux/MacOsX/Windows même si je recommande surtout le premier, on reste sur du serveur. Il peut être directement sur le sysètme ou dans un conteneur Docker.

De notre coté il était sur un serveur VPS OVH à 20€/mois avec d’autres services (comprend les backups)

Dolibarr géré par un prestataire

Il existe plusieurs prestataires qui peuvent vous proposer Dolibarr en tant que SaaS dont des français tel que :

• Dolizen
• Dolicloud

Les tarifs peuvent être intéressant car par exemple pour Dolizen on est à 22€/mois pour 20 utilisateurs.

N8N automatisation de tâches par flux de travail

Site de l’éditeur

n8n est une plateforme d’automatisation et d’intégration open-source qui permet de connecter diverses applications et services pour automatiser des flux de travail et des processus.

n8n en quelques mots et fonctionnalités :

1. Interface Visuelle : n8n offre une interface utilisateur graphique où vous pouvez créer des workflows en faisant glisser et en déposant des blocs. Chaque bloc représente une tâche ou une action, et vous pouvez les connecter pour définir l’ordre d’exécution.

2. Intégrations : Le logiciel propose des intégrations avec un grand nombre de services et d’applications, comme Slack, Google Sheets, Salesforce, et bien d’autres. Vous pouvez ainsi automatiser des tâches entre ces services sans avoir à écrire du code complexe.

3. Flexibilité : En plus des intégrations préconfigurées, n8n permet de créer des tâches personnalisées en utilisant des scripts JavaScript et des requêtes HTTP, ce qui offre une grande flexibilité.

4. Open Source : n8n est open source, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser gratuitement et modifier le code source selon vos besoins. Vous avez également la possibilité de l’installer sur votre propre serveur pour un contrôle total.

5. Automatisation et Orchestration : Vous pouvez configurer des déclencheurs et des actions pour automatiser des processus métier. Par exemple, vous pouvez automatiser l’envoi d’emails, la création de rapports, la gestion de données, et bien plus encore.

6. Gestion des Données : n8n permet de manipuler et de transformer des données à l’aide de divers outils et fonctions intégrés. Vous pouvez aussi intégrer des bases de données et utiliser des fonctions de filtrage et de transformation de données.

Mes cas d’usage d’n8n en TPE

• Geocodage des fiches clients de Dolibarr
• Gestion des flux mails entrant / sortant pour les rattacher aux fiches clients de dolibarr
• Gestion du suivi des expéditions, interface avec DHL et Mondial Relay
• Contrôle et normalisation des données entrées par les équipes
• Automatisation de création de compte client
• Monitoring de serveur

N8N en auto hébergé

N8N peut être installé soit via npm soit sous Docker. Le host peut donc être n’importe quel système exploitation.

Personnellement j’ai préférer utiliser Docker pour la facilité à changer la solution de serveur au besoin.

N8N géré par un prestataire

N8N propose directement des abonnements pour héberger vos flux cela commence en gratuit avec un usage très limité.

Pour 20€ / mois vous pouvez avoir 5 flux actifs et 2500 flux sauvegardés.

Dans mon cas, j’aurai du prendre l’abonnement à 50€ / mois ce qui commençait à chiffrer.

Metabase des beaux dashboard pour piloter votre entreprise

Site de l’éditeur Metabase

Metabase est une plateforme de business intelligence (BI) open source qui facilite la création et la gestion de tableaux de bord et de rapports analytiques. Elle est conçue pour aider les entreprises à explorer, visualiser et comprendre leurs données sans nécessiter des compétences techniques approfondies.

Voici quelques points clés sur Metabase :

1. Interface Intuitive Metabase propose une interface utilisateur simple et conviviale. Vous pouvez créer des requêtes et des visualisations de données en utilisant une interface graphique plutôt qu’en écrivant du code SQL complexe, bien que l’option de requêtes SQL personnalisées soit également disponible pour les utilisateurs avancés.

2. Connexion aux Sources de Données Metabase peut se connecter à une variété de bases de données, y compris PostgreSQL, MySQL, SQL Server, MongoDB, et bien d’autres. Il prend également en charge des fichiers CSV et des connexions via des API.

3. Création de Visualisations Avec Metabase, vous pouvez créer différents types de visualisations telles que des graphiques à barres, des graphiques linéaires, des camemberts, des cartes géographiques, des tableaux croisés dynamiques, et plus encore. Vous pouvez personnaliser les visualisations pour mieux répondre aux besoins de votre analyse.

4. Tableaux de Bord Vous pouvez assembler plusieurs visualisations dans des tableaux de bord interactifs. Ces tableaux de bord permettent de suivre des indicateurs clés de performance (KPI) et de surveiller les tendances importantes.

5. Requêtes et Analyses Metabase permet de créer des questions (requêtes) pour explorer les données. Ces questions peuvent être enregistrées et réutilisées dans des tableaux de bord ou partagées avec d’autres membres de l’équipe.

6. Alertes et Notifications Vous pouvez configurer des alertes pour être informé lorsque certaines conditions sont remplies, comme lorsque des valeurs atteignent un seuil critique. Les alertes peuvent être envoyées par email ou via d’autres canaux.

7. Partage et Collaboration Metabase facilite le partage des résultats avec les membres de votre équipe ou avec d’autres parties prenantes. Vous pouvez contrôler les niveaux d’accès et de permission pour garantir que les bonnes personnes ont accès aux bonnes données.

8. Open Source Metabase est open source, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser gratuitement et personnaliser le code selon vos besoins. Il existe également des versions payantes qui offrent des fonctionnalités supplémentaires et un support technique professionnel.

Metabase en auto hébergé

Vous pouvez déployer Metabase sur vos propres serveurs ou utiliser des services cloud pour l’hébergement. Il est disponible pour plusieurs environnements, y compris Docker, AWS, et d’autres plateformes cloud.

Personnellement j’ai préférer utiliser Docker pour la facilité à changer la solution de serveur au besoin.

Metabase géré par un prestataire

Metabase propose son propre hébergement à partir de 85€/mois pour 5 utilisateurs.

Si j’avais opté pour cette solution cela aurait couté : 110€/mois

Conclusion

Si je ne regarde que l’aspect sortie de trésorerie pour ces 3 outils. Le budget en délégant l’hébergement serait de de 150 à 200€ mensuel. A mettre en comparaison avec les 20€ / mois des serveurs pour l’auto hébergement.

Quand on démarre et que l’on a les ressources techniques interne il peut etre intéressant d’envisager ce type de solution en auto hébergement.

La question doit être reposé chaque année en fonction de l’évolution de l’entreprise.

Vous souhaitez des informations voir de l’aide pour la mise en place de ces solutions, laissez un commentaire sur cet article.